일본 손님과 중국 손님의 예약 차이

강남에서 해외 손님 예약을 받다 보면 일본과 중국에서 오는 손님 문의가 꾸준히 들어온다.

개인 여행으로 오는 경우도 있고 한국에 출장 왔다가 방문하는 경우, 거래처와 함께 움직이는 비즈니스 접대 예약도 있다.

처음에는 외국 손님이면 예약받는 과정이 대부분 비슷할 거라고 생각했는데 실제로 응대하다 보면 확인해야 하는 부분에서 조금씩 차이가 생긴다.

물론 사람마다 성향이 다르기 때문에 국적만 가지고 전부 똑같다고 말할 수는 없다. 그래도 여러 예약을 진행하다 보면 자주 확인하는 내용이나 준비 과정에는 어느 정도 패턴이 있다.

일본 손님 문의가 들어오면 가장 신경 쓰는 부분은 사전 안내다.

어떤 형태로 이용하는 곳인지부터 영업시간, 위치, 이용시간, 금액, 추가 비용이 발생하는 경우까지 가능한 한 예약 전에 정리해서 전달한다.

해외에서 방문하는 입장에서는 강남의 업종이나 시스템 자체가 생소할 수 있다. 한국 사람끼리는 짧게 이야기해도 이해할 수 있는 용어나 이용 방식이 외국 손님에게는 전혀 다른 의미로 전달될 수도 있다.

그래서 단순하게 금액만 전달하고 예약을 잡기보다는 무엇이 포함되어 있는지, 몇 시간 기준인지, 연장할 경우에는 어떻게 되는지까지 함께 설명하는 편이다.

일본어 안내가 필요한지도 미리 확인한다. 예약이 확정되면 날짜와 시간, 인원, 위치를 다시 한번 정리해서 보내고 당일에는 도착 예정 시간을 확인한다.

개인적으로 일본 손님 예약은 처음에 설명을 제대로 해두면 당일 진행이 상당히 편한 편이다. 예약할 때 서로 이해한 내용이 다르면 현장에서 다시 설명해야 하기 때문에 사전 확인에 시간을 조금 더 쓰는 것이 낫다.

중국 손님 예약에서는 인원 확인을 중요하게 보고 있다.

특히 개인 여행이 아니라 회사 관계자나 거래처가 함께 방문하는 일정이라면 예약 당시 이야기했던 인원과 실제 방문 인원이 달라질 수도 있다.

룸은 인원에 따라 준비해야 하는 크기가 달라지기 때문에 처음 예약을 받을 때 예상 인원을 확인하고 방문 당일 최종 인원을 한 번 더 체크한다.

여러 명이 함께 오는 경우에는 대표자 한 명과 연락하는 방식이 편하다. 각자 다른 이야기를 전달받으면 도착 시간이나 요청 사항이 엇갈릴 수 있기 때문이다.

예를 들어 예약 내용을 정리할 때도 단순하게 ‘오후 9시 예약’이라고 기록하는 것이 아니라 오후 9시, 7명, 필요한 룸, 픽업 여부, 대표자 연락수단 정도를 같이 확인한다.

중국에서 익숙하게 사용하는 모바일 결제수단이 있기 때문에 결제 방법에 대한 문의도 미리 확인해두는 편이 좋다. 해외에서 사용하던 결제수단이 한국의 모든 매장에서 가능한 것은 아니기 때문에 실제 이용 가능한 방법을 예약 전에 정확하게 안내해야 한다.

일본이나 중국 손님 모두 관광 목적으로 방문하는 것과 비즈니스 접대로 방문하는 것은 예약 방식이 다르다.

해외 바이어 접대는 가게 하나만 예약한다고 끝나는 경우가 별로 없다.

저녁 식사를 마치고 이동하는 일정인지, 호텔에서 바로 오는 것인지, 거래처 담당자가 동행하는지에 따라 도착 시간이 달라진다. 차량 이동이 필요한 경우에는 픽업 장소도 정확하게 확인해야 한다.

특히 여러 사람이 움직이는 일정은 한 팀이 늦어지면 전체 시간이 밀린다.

그래서 바이어 예약은 국적과 상관없이 인원, 방문 목적, 도착시간, 룸, 통역, 픽업, 결제방법까지 한 번에 정리해두는 것이 좋다.

룸을 준비할 때도 단순히 인원만 맞추지 않는다. 중요한 이야기를 해야 하는 자리인지, 여러 명이 함께 즐기는 자리인지에 따라 필요한 공간이 달라질 수 있기 때문이다.

해외 예약을 계속 받아보면 결국 가장 중요한 것은 국적이 아니라 정보 전달이다.

외국 손님에게는 강남에서 당연하게 사용하는 표현도 생소할 수 있다. 설명을 대충하고 넘어가면 손님은 자신이 이해한 방식으로 생각하게 되고 현장에서는 서로 다른 이야기가 나올 수 있다.

그래서 예약할 때는 날짜와 시간만 받지 않는다.

어느 나라에서 오는지, 몇 명인지, 개인적인 방문인지 비즈니스 일정인지, 통역이 필요한지, 픽업이 필요한지까지 확인한다. 이후 이용 방법과 비용을 설명하고 마지막에 예약 내용을 다시 정리한다.

일본 손님은 예약 전에 이용 내용을 충분히 설명해두는 데 신경을 쓰고, 중국 손님은 인원과 룸, 이동, 결제 같은 실제 진행에 필요한 사항을 빠짐없이 확인하는 데 신경을 쓰는 편이다.

다만 이것 역시 모든 사람에게 적용되는 공식은 아니다. 같은 일본 손님이라도 간단하게 예약만 잡고 오는 사람이 있고 중국 손님도 혼자 또는 두 명이 조용하게 방문하는 경우가 있다.

결국 해외 손님 예약은 ‘어느 나라 사람인가’만 보고 준비하는 것이 아니라 누가, 몇 명이, 어떤 목적으로 방문하는지 파악하는 것부터 시작한다.

이 부분만 예약 단계에서 제대로 확인해도 당일 현장에서 생기는 착오를 상당히 줄일 수 있다.